Web予約システム「ワクチン予約サイト」

１-１.本サイトの特徴

特徴１　SSL暗号化通信による個人情報保護

Web予約を行う際の通信は、SSL暗号化を行うために第3者による傍受や改ざんを防ぎます。

特徴２　すぐに導入・運用できるワクチン予約サイト

対象者データ、日程・接種会場等の接種計画データが揃えば、すぐにでも運用できます。

特徴３　アウトプットはExcelデータで提供

日程別・接種会場別の予約者リストや予約台帳等は、Excelデータ形式でダウンロードすることができます。

特徴４　クラウド上のデータは国内データセンターで厳重管理

　クラウドを活用して本予約サイトのデータベースを運用しています。
　クラウド上の個人情報等の予約関連データは、国内のデータセンターで管理していますので、個人情報の漏洩等に万全の体制を構築しています。
　なお、本予約サイトの運用においては、ＬＩＮＥの活用は一切行っていません。

１-２.接種予約の方法

ワクチン予約サイトへのログイン

手順１　接種券等印刷物に印刷されている「ＱＲコード」からワクチン予約サイトが起動できます。

手順２　接種券番号・生年月日情報を画面に入力します。

手順３　対象者情報により正しいと認識された際には、携帯電話の電話番号を画面に入力します。

手順４　システムより携帯電話へ認証番号がＳＭＳにて送信されます。

手順５　送信された認証番号を10分以内に指定画面に入力してください。

手順６　認証完了となります。

予約登録の方法

手順１　画面「希望日時・会場の選択」から会場を選んで次へボタンを押します（予約）。
　　　　次に希望日程、希望時間を選択します。
　　　　但し、予約期限内かつ空きがある日時のみ登録できます。
　　　　また、ワクチン種類は会場別に固定となります。

手順２　自身（住民）が予約した日程等を確認したうえで予約するボタンを押すと、予約
　　　　されます。また後日、ＳＭＳ予約通知やメール通知をすることもできます。
　　　　（オプション機能）

予約キャンセルの方法

手順１　予約登録した日程をキャンセルしたい場合は、画面「予約情報」から、自身の
　　　　予約情報を確認し、キャンセルボタンを押します。

１-３.主な機能

事前準備

●接種日程表の作成、予約時間・定員の設定

　接種日程表の作成、予約時間や定員数、会場別にワクチン種類の設定は、弊社の運用支援センターが行いますので、貴市区町村での作業は不要です。

●接種対象者データの取込み

　貴市区町村から提供された接種対象者データの取込みは、弊社の運用支援センターが行いますので、貴市区町村での作業は不要です。

予約登録・変更等

●空き情報の表示

　接種予約の空き情報は、接種時間帯ごとに〇（空きあり）、△（空きが少ない）、×（空きなし）等の空き情報が表示されていますので、〇（空きあり）、△（空きが少ない）の中から希望される接種日時を選択することができます。

●１回目・２回目の接種予約登録、追加（３回目）の接種予約登録に対応

　希望される１回目の接種日時や接種会場を選択し、登録ボタンをタッチ（クリック）することで予約できます。２回目についても同様な方法で予約ができます。

●予約内容（台帳）の参照、予約日程変更やキャンセル

　後日、予約登録した内容を確認したい場合は、本予約サイトへログインすることで接種予約内容（台帳）が参照できます。また、予約された接種日時や接種会場を変更したい場合は、まず予約の空き情報を確認したうえで登録内容を一旦キャンセルした後に、変更後の接種日時や接種会場を再登録できます。

●ＳＭＳ・メールによる通知（オプション機能）

　予約した接種日程や接種会場を忘れても予約状況画面から確認ができます。また、予約日の数日前にはSMS・メールによる通知ができます。

予約データの加工等

●予約者リスト・未予約者リストの作成

　各日程の接種会場別予約者リストや未予約者リストがExcel形式で作成できます。（管理者機能対応）

●予約状況等の統計処理

　日・週・月単位の予約状況や年齢別の予約状況が把握できるクロス集計表が作成できます。（管理者機能対応）

２.システムの全体像

３.オプション機能

多言語対応の表示機能

　ワクチン予約サイト上は、表記言語をよく使われる「日本語」「英語」「中国語（簡体）」「ポルトガル語」等に切り替えて表示でき、利用方法はブラウザの言語設定、もしくはメインメニュー画面上において手動切り替えが可能です。（運用は６月以降になります。）

接種日お知らせのＳＭＳ・メール通知機能

　予約した接種日の数日前において、スマートフォン（携帯電話を含む）へSMSにより通知することができます。但し、通信費（1通10円程度）は委託者（自治体等）の負担となります。

４.導入費用

　本システムの導入費用について、標準仕様の場合は「導入費用」に加えて、毎月請求となる「システム費用」「クラウド運用費用」が必要となります。また、オプション機能やSMS通知費用を追加した場合は、貴市区町村の仕様内容に応じた見積書を作成します。

５.関連商品「コールセンター業務の予約管理システム」

　弊社では、新型コロナウイルスワクチン接種に関するコールセンター業務の受託または商品化したWebソフト「コールセンター業務の予約管理システム」の販売を行っています。

事前準備

●接種日程表の作成、予約時間・定員の設定

　接種日程表の作成、予約時間や定員数の設定は、弊社の運用支援センターがコールセンター予約管理システムへ登録を行います。

●接種対象者データの取込み

　貴市区町村から提供された接種対象者データの取込みは、弊社の運用支援センターがコールセンター予約管理システムへ登録を行います。

電話による予約受付

●対象者データによる本人確認

　予約希望者のカナ氏名、生年月日、接種券番号をお尋ねしてから、接種対象者データベースと照合し本人確認を行います。

●１回目・２回目または追加（３回目）の接種予約登録

　希望される１回目の接種日時や接種会場を選択し、空き情報を確認したうえで予約登録します。続いて、２回目についても同様な方法で予約を行います。また、ワクチン接種に関連する相談にも貴市区町村と協働作成したオペレーターマニュアルに基づき対応します。

●予約日時等変更の対応

　予約した接種日時や接種会場を変更したい場合は、空き情報カレンダーを確認したうえで希望日時等を確認し、変更後の接種日時や接種会場を再登録します。また、キャンセルにも対応します。

●予約登録済書の発行（オプション機能）

　予約された接種日時や接種会場を忘れても確認ができるよう、ハガキ「予約登録済書」（オプション）を郵送することもできます。

予約データの成果品等

●予約者リスト・未予約者リストの作成

　接種日程・接種会場別の予約者リストや未予約者リストをExcel形式で提供します。

●予約データの集計処理

　日・週・月単位の予約状況や性別・年代別の予約状況が把握できるクロス集計表を提供します。